近年来，山东省济宁市接连承办了国际孔子文化节、尼山世界文明论坛、世界互联网大会数字文明尼山对话等一系列高规格、有影响力的重大活动，为档案工作带来了新的机遇和挑战。市档案部门深入贯彻落实习近平总书记对档案工作重要指示批示精神，跳出“事后归档”的传统思维，探索构建“事前介入、事中指导、事后督导”的闭环管理体系，让一件件档案成为城市发展历程的珍贵见证，用兰台担当交出了一份服务中心大局的实践答卷。

回看此前的工作，重大活动档案主要是在活动结束后才归集，且由于部门间衔接不畅，常常导致档案收集滞后、整理不规范，声像、实物等档案也因归集不及时而出现缺失，档案的完整性和规范性难以保障。如今，走进市档案馆，国际孔子文化节的历届工作方案、尼山世界文明论坛的嘉宾资料、数字文明尼山对话的影像等档案已得到集中规范管理，利用者通过数字档案管理系统一键操作即可精准调阅。

正是基于这样的实践探索，5年来，济宁市聚焦重大活动档案管理提质增效，实现从“零散留存”到“系统归集”、从“被动接收”到“主动管控”、从“分散管理”到“闭环治理”的转变，累计完成14个市级及以上重大活动档案的规范化归集，共接收文书、声像、实物等各类档案3万余件，工作质效得到全面提升。

一、协同联动 同向发力

针对重大活动档案工作跨部门协调难、信息互通慢、资源归集散等痛点，市档案部门主动破局、靶向发力，构建起“协同联动、登记备案、同步推进”三位一体的工作模式，推动跨部门、跨层级、跨领域档案工作深度融合，让档案工作与重大活动筹办同频共振、同向发力。

在这一模式指引下，该市着力强化局馆沟通协作，建立工作会商协同机制。档案部门主动对接市“两办”会议活动、文秘等相关科室，畅通信息共享渠道，及时掌握活动筹备进展、工作安排与责任分工等信息。同时，健全完善市、县两级重大活动档案工作纵向联动机制，对跨区域举办的重大活动，由市级档案部门统一牵头，属地档案部门全程跟进，形成上下联动、齐抓共管的工作格局。此外，还将济宁日报社、市广播电视台等新闻媒体纳入协同体系，进一步压实照片、音视频等声像资料的收集主体责任，明确随拍随整理、随整理随归集的工作要求，确保每一个盛会瞬间都能得到完整记录。

二、源头把控 事前介入

重大活动档案工作的关键在于源头把控。为确保归档质量在起点上立得住、过得硬，市档案部门将“事前介入”要求做深做实，构建起“提前介入、定制标准、网络管理”管控机制。每逢重大活动筹备初期，市档案部门均第一时间与责任单位深度对接，结合活动特点量身制定文件材料收集归档方案，逐一明确收集范围、整理规范与移交要求，确保各项业务有章可循、规范有序。

以尼山世界文明论坛为例，在筹备阶段，市档案部门即提前介入，针对活动规格高、嘉宾多、资料类型丰富的实际，及时制定印发档案工作专项通知，对活动期间的档案机构设置、收集范围、整理标准、归属流向及移交时限等作出清晰界定。针对参与单位多、文件形成主体分散的特点，要求各筹备工作组分别明确1名专（兼）职档案员，具体负责本组全流程文件材料的收集、汇总与报送工作。通过建立档案员工作群，实现通知下发、业务答疑、工作催办的全流程线上实时联动，着力构建覆盖活动策划、筹备、举办、总结各环节的档案工作网络，确保文件材料收集全程受控、无一遗漏。

三、全程指导 事中管控

重大活动举办期间，文件材料形成节奏快、类型多样、涉及面广，稍有松懈便容易出现遗漏或归集不规范等问题。对此，市档案部门实施“全程化包保、简洁化培训、精准化整改”3项事中指导举措，将档案业务指导深度融入活动筹备、举办、总结各环节，力求问题在现场归零、漏洞在当下闭合，确保文件材料的收集整理与活动进程同频同步、一体推进。

重大活动启动后，市档案部门第一时间抽调业务骨干组建工作专班，搭建档案工作“微网格”，实行全员包保、靠前服务。专班人员每日深入活动现场，与各工作组档案员同办公、同推进，实时掌握文件材料形成、归集情况，现场开展业务指导，做到材料形成一份、收集一份、规范一份，让档案工作始终紧跟活动节奏。如在中国国际孔子文化节筹办工作中，档案专班第一时间对各工作组专（兼）职档案员开展专项业务培训，摒弃晦涩的专业术语，用“大白话”讲解档案收集范围、整理要求，并结合具体案例手把手教学，让原本缺乏档案专业知识的工作人员也能快速掌握、上手操作，有效提升了档案收集整理的效率和质量。

同时，建立“每日梳理、即时整改”机制。档案专班每天梳理汇总共性问题和典型问题，以在线表单形式在工作群发布，实时解答各类疑问，提前提醒各工作组规避问题。每日活动结束后，专班人员对各工作组报送的文件材料逐一进行现场审核，对收集不齐全、要素不规范的，现场提出整改要求，让“当天活动资料当天完成归集”成为工作常态。

四、闭环管理 事后督导

如果说事前介入、事中指导是重大活动档案收集的“前半篇文章”，那么事后督导就是确保档案规范整理、及时移交的“后半篇文章”。市档案部门立足全流程管控、强化闭环管理，构建起“责任压实、动态督导、限时移交”的事后督导机制，拧紧责任链条，真正实现从档案形成到移交保管的闭环管理。

活动结束后，市档案部门第一时间开展督导检查和质量跟踪，持续压实部门责任，对档案的后续整理、数字化加工、开放审核等工作进行现场监督指导，明确移交时限和标准，确保档案资料及时规范移交进馆，实现“活动落幕、资料归档”。

针对档案工作推进较慢、落实不到位的单位，建立“首次提醒—书面督办—联合调度”的递进式督促整改机制，对整改不力的开展专项督办，确保各项工作落实落地。在闭环管理机制的保障下，全市实现了重大活动档案工作的制度化、规范化与常态化，确保各类重大活动档案整理规范、移交及时、保管安全。

5年来，市档案部门以重大活动档案闭环管理为抓手，把“四个好”“两个服务”落到实处、落到细处，推动档案工作融入中心工作、服务发展大局，实现了从“事后收档”到“全程参与”，从“分散管理”到“闭环管控”，从“简单留存”到“规范管理”的提升，为后续重大活动的筹办提供了宝贵经验。

一件件档案，记录着盛事的精彩瞬间，也见证着城市的发展步伐。站在习近平总书记对档案工作作出重要批示5周年的新起点，济宁市档案部门将持续完善闭环管理体系，不断提升工作质效，奋力谱写新时代档案事业高质量发展新篇章。